移転一ヶ月前!賃貸オフィスを利用する時にやっておくこと

混乱を避けるための方法

何度か賃貸オフィスへの移転を経験している、あるいは社員は自分一人といった場合なら、あまり神経質になる必要はありません。それに対して今回が初めての移転、または社員が数十人いるのなら、一ヶ月前にもう一度作業内容を説明しておくと良いでしょう。人数が多いと、どうしても「誰かがやってくれるだろう」といった気持ちが働きます。すると新しい賃貸オフィスで荷解きをした際にあの荷物がない、書類を紛失したといったことになりかねません。そこでどの荷物は誰が管理するのか、どこに入れて運ぶのかを明確にしておきます。余裕があるならマニュアルを紙に書いて、全員に渡しておくというのも良い方法です。

ちょっとしたコツについて

移転する際に荷物を梱包するのですが、それは引っ越し業者に任せずに自分たちでやりましょう。そしてその際に、運び込んで欲しい順番に段ボール箱に番号を書いておくのです。それから賃貸オフィスの図面にも、置いて欲しい荷物の番号を書き込んでおけば、引っ越し業者にいちいち指図せずにすみます。また絶対に紛失できない貴重品や顧客の個人情報については、よほどの理由がない限りは自分たちで運ぶようにすると良いです。

他にもコピー機やWi-fiといった機械をレンタルしているなら、各業者と打ち合わせをしておきましょう。勝手に新しい賃貸オフィスに運んでしまうと、契約違反になることがあるからです。さらに解約する場合は何週間前までに通知するなどが決まっていることが多いので、そのことについても確認しておきたいところです。

中央区で賃貸オフィスを借りる場合、駐車場がある物件を優先する必要があります。駐車場が無ければ来客用の駐車スペースを別に用意する必要があり、その分だけ余計に出費が嵩んでしまうためです。